Для ведения учета на любом предприятии необходимо иметь достоверную и актуальную информацию о его финансово-хозяйственном состоянии. То есть, данные об имуществе, его стоимости и местонахождении. Это помогает реально оценить финансовое положение дел. Далее эта информация заносится в учетные регистры. Но на практике часто бывает так, что реальное состояние активов не соответствует тому, что бухгалтер (экономист, материально ответственное лицо) может увидеть в программе. В таких случаях необходима инвентаризация — основной элемент учета.
Понятие и законодательная база
Инвентаризация — способ проверки соответствия фактического наличия имущества с данными учета. Законодательство четко регулирует ее проведение. Инвентаризация является методом предупреждения рисков потери материальных средств, например, в результате хищения. Проверка соответствия фактического наличия запасов с данными учета является ее основной целью.
Согласно Закону Украины инвентаризацией охватываются все виды обязательств и все активы предприятия независимо от их местонахождения. В том числе предметы, переданные в аренду, или которые находятся на реконструкции, в ремонте или резерве. А также те, что учитываются на забалансовых счетах.
Законодательно инвентаризация должна проводиться ежегодно перед составлением финансовой отчетности. Если руководитель видит необходимость проводить ее чаще, это должно быть отражено в соответствующих документах. Например, приказе об учетной политике или же в другом внутреннем регламенте предприятия. Точно также как и порядок проведения инвентаризации. Инвентаризация, проведенная вне рамок приказов, чаще всего выступает в роли проверки компетентности сотрудников склада и материально ответственных лиц. Также причиной может стать смена материально ответственных лиц, чрезвычайное происшествие, кража или ликвидация предприятия.
Порядок проведения
Приступим к порядку проведения инвентаризации.
- Для начала необходимо завершить обработку всех документов о движении инвентаризируемых объектов. Особое внимание необходимо уделить возвратным накладным от клиентов – по ним часто бывают расхождения. Обязательно нужно убедиться что все приходные и расходные накладные отображены в учете. Далее определить остатки на текущую дату.
- Активы группируют, сортируют и раскладывают по названиям, сортам, размерам в порядке, удобном для подсчета.
- Необходимо собрать специальную комиссию, состав которой утвержден приказом по предприятию.
- С сотрудниками, которые будут задействованы в проведении инвентаризации, проводят необходимые инструктажи. Они составлены согласно положения об инвентаризации, утвержденном министерством финансов. Также используются нормы техники безопасности и охраны труда в конкретной отрасли.
- Далее бухгалтер составляет специальные ведомости – списки объектов, с указанием их инвентарных номеров, наименований и материально ответственных лиц.
- Туда же будут заноситься результаты сверки. Если на складе обнаружат недостачи или излишки запасов, в ведомости вносится соответствующая запись. Причины должны быть сразу же выяснены у ответственного.
- Заполненные ведомости вместе со всеми пояснениями передаются лицу ответственному за проведение инвентаризации, который должен внести в базу соответствующие правки.
- Далее экономист оформляет отчет, который нужно предоставить руководителю предприятия.
- Этот отчет будет служить основанием для списания недостач на убытки или же оприходования излишков. Результаты инвентаризации рекомендуем отображать в учете не позднее трех дней после проведения инвентаризации.
- Проведения инвентаризации должно проводиться таким образом, чтобы это не влияло на обычную работу предприятия.