Консультанты обладают более широким багажом знаний. Так как их работа заключается в том, чтобы эффективно применять передовые инструменты в различных отраслях бизнеса.

В отличие от менеджеров, которые трудятся в одной компании из года в год, консультант работает с различными организациями. Он видит, с какими трудностями они сталкиваются, как решают проблемы. Он накапливает определённый опыт, «вооружается» интересными идеями, стратегиями и теориями.

Консультант всегда стремится построить долгосрочные отношения с клиентом, поэтому он несет абсолютную ответственность за результат. 

Плюс ко всему, привлечение внешних консультантов обходится фирме не дороже, а то и дешевле содержания штатных сотрудников.

Ведь консультантам не нужно оплачивать отпуск и больничные, обеспечивать мебелью, оборудованием и программным обеспечением, инвестировать в их обучение. Также вспомогательные отделы (бухгалтерия, отдел кадров и IT) не тратят на консультанта свое время, в отличии от штатного сотрудника.

К тому же, стоимость услуг консультанта может измеряться только одним критерием. Это — насколько его работа эффективна, то есть принесла пользу клиенту.

В бизнесе должно быть заложено стремление к улучшению. Если компания и ее сотрудники не обладают необходимыми компетенциями, самый эффективный и быстрый способ получить запланированный результат – обратиться к внешнему консультанту.

Таким образом, консалтинг – это независимый и объективный взгляд на различные ситуации внутри компании. Руководитель фирмы, воспользовавшись подобными услугами, получает возможность увидеть весь процесс своей деятельности другими глазами. Он получает честные и прямые ответы. И это может вызвать принятие эффективных решений.

Запись Преимущества сотрудничества с консалтинговой компанией впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

Задачи и виды KPI

Задача KPI — облегчить жизнь руководителю предприятия, собственнику бизнеса и рядовым сотрудникам. С помощью этих показателей можно оценить работу сотрудников и то, насколько потраченные усилия совпадают с полученным результатом.

Показателей эффективности достаточно много и их разделяют на несколько видов:

• результата показывает какой результат произвели,
• затрат – сколько потратили ресурсов,
• функционирования оценивает насколько выполнение процесса соответствует установленному алгоритму,
• производительности соотносит полученный результат к потраченному времени на его достижение,
• эффективности – полученный результат к затратам ресурсов.

Разработка KPI

Успешность внедрения KPI не зависит от количества сотрудников компании и значительно облегчает работу руководства. Выкраивается время на выполнения прямых управленческих задач. Это происходит за счет появившейся возможности делегировать полномочия и ответственность на персонал. Таким образом, руководству легко удается контролировать ситуацию не отрываясь от выполнения прямых обязанностей.

Система ключевых показателей эффективности является уникальной для каждого предприятия. Поэтому она должна разрабатываться с учетом его особенностей. Прежде всего необходимо провести детальный анализ его деятельности и чётко сформулировать цели. Потом принять решение о целесообразности внедрения подобного инструмента ведения бизнеса. Обязательных условий внедрения может быть несколько. Например, факт ведения как бухгалтерского, так и управленческого учета, наличие системы накопления и хранения данных о работе и достигнутых результатах, учетной системы. В последствии определяется какие показатели имеют наибольшее влияние на прибыльность, а также кто в компании может повлиять на эти показатели. Этот способ является наиболее быстрым и простым. При разработке системы KPI нужно помнить, что все показатели должны легко измеряться и иметь экономический смысл, а цели быть достижимыми.

Внедрение KPI

Существует несколько правил и принципов внедрения KPI.

1. Правило «10/80/10» основано на утверждении, что организация должна иметь около 10 ключевых показателей результативности. Производственных показателей должно быть  до 80, а ключевых — до 10.
2. Согласно принципу управляемости и контролируемости подразделению, ответственному за определённый показатель, должны быть выделены ресурсы управление им. В то же время, результат может быть проконтролирован.
3. Принцип партнерства является залогом успешного решения задачи повышения производительности.
4. Принцип перенесения усилий на главные направления состоит в расширении полномочий сотрудников организации из-за повышения производительности.

Для успешной реализации системы показателей необходимо также ввести систему мотивации и поощрения сотрудников. Так за успешные результаты работы будут насчитываться индивидуальные бонусы – конкретному сотруднику за конкретный результат. Случается, что в выполнении задачи не наблюдается положительный результат и показатель падает. Для устранения такой проблемы следует разобраться в причинах, принять меры улучшения эффективности, и наконец исправить её. В противном случае, будет правильно заменить сотрудника.

Под влиянием изменения внешней и внутренней среды фирмы может возникнуть необходимость корректировки и системы KPI и методов мотивации.

Процесс внедрения KPI на предприятии достаточно трудоёмкий и требует квалифицированного подхода. Однако такие трудности целиком оправданы. Ведь в результате мы получаем повышение эффективности работы и четкое видение факторов и показателей, от которых зависит работа компании. Кроме того, планирование будущего компании в зависимости от ее целей, а также объективную оценку работы персонала.

Запись Ключевые показатели эффективности предприятия впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

Блок-схема – это графическая модель, описывающая какой либо процесс или алгоритм, который имеет определенные шаги. Любой из таких шагов имеет четко определенную форму.

Давайте подробнее пройдемся по основным элементам, которые используются при построении блок-схемы:

1) Ограничитель – используется для обозначения начала и окончания процесса. Иначе говоря — его вход и выход.

2) Действие – элемент, который используется для отображения определенные действий.

3) Вопрос – элемент, предназначенный для отображения условия, по результатам которого будет зависеть как будет проходить процесс далее. Наиболее распространённой формой выступает вопрос закрытого типа (отвечает на вопрос да или нет). Также можно задавать и другие закрытые вопросы с большим количеством вариантов ответов.

4) Соединитель – необходимо использовать для комфортного переноса последовательности процесса (например, может быть использован для разрыва листов в печатном виде).

5) Комментарий – это элемент блок-схемы, предназначенный для уточнения и дополнения содержания других элементов. Данный элемент не является функциональным и носит исключительно информационный характер.

Существует большое количество разнообразия таких элементов для разных направлений деятельности, в которых используются блок-схемы. Мы же показали вам самые важные и часто используемые.

Многие офисные программы поддерживают возможность построения блок-схем: MS Word, Excel и другие офисные и графические программы. Есть специальное ПО для работы со всякого рода схемами — MS Visio. В нем максимально полный и удобный инструментарий для построения алгоритмов и процессов.

Ниже приведен упрощенный алгоритм приготовления борща, который демонстрирует как выглядит блок схема.

Запись Как просто описать процесс впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

Большинство развивающихся компаний уже перешло (или хотя бы начало переход) на кросс-функциональное управление. Правильно отлаженные кросс-функциональные процессы позволяют достичь следующих эффектов:

• автономная работа процессов без вовлечения руководителей в операционную деятельность;
• идентификация узких мест в бизнес-процессах;
• четкое разграничение зон ответственности;
• самостоятельное принятие решений рабочими группами и координация действий по горизонтали управления;
• замена жестких управленческих связей бюрократического типа гибкими связями;
• привлечение для разработки и решения задач сотрудников разных подразделений.

Построение Блок-схем

Возникает вопрос о том, как корректно описать такие процессы в компании, чтобы ничего не упустить из виду. Самым удобным и практичным методом будет подготовка Блок-схем с дополнительными элементами и правилами построения, для достижения максимально удобного восприятия.

Давайте ознакомимся с элементами схемы на примере Кросс-функциональной системы. Она разработана при помощи специализированного программного обеспечения Business Studio (на картинке ниже).

Первое что хотелось бы отметить это разметка рабочего пространства по типу таблицы. Это необходимо для четкого разграничения зон ответственности и разделения процесса на этапы. Как показывает практика, разделение на этапы может вызывать определенные трудности при масштабировании подобных шаблонов на другие процессы. Поэтому их использования не обязательно.

Далее необходимо обозначить, что каждый элемент последовательности в схеме должен занимать свое место. Например, на схеме ниже видно, что Бухгалтер в данном процессе отвечает за формирование акта выполненных работ и счета фактуры на этапе подготовки документации.

Представление процесса

Когда вы готовите представление процесса, то отвечайте себе на следующие ключевые вопросы:

• Что запускает процесс? Это будет начало процесса;
• Кто начинает выполнение этого процесса? Это определит первую колонку с ответственным);
• Зачем выполняется конкретное действие?;
• Как понять, что действие выполнено?;
• Как понять, что процесс окончен? Помните, что окончание одного процесса как правило должно быть началом другого процесса;
• Кто отвечает за окончание процесса?;

Формируйте последовательность процесса таким образом, чтобы он двигался сверху вниз или справа налево. Такой подход делает большие и сложные системы более понятными для восприятия.

Как заключение можно отметить, что данный метод является самым распространенным в построении бизнес-процессов при кросс-функциональном управлении компанией. Его популярность заключается в простоте и возможности заметить детали процесса, на которые вы не обращали внимание ранее.

Запись Как описать кросс-функциональные процессы впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

5S — это пять японских слов или 5 Шагов (5 Step):

1. Сэири «сортировка» (нужное-ненужное) — чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних.
2. Сэитон «соблюдение порядка» (всему своё место) — организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать.
3. Сэисо «содержание в чистоте» (уборка) — содержание рабочего места в чистоте и опрятности.
4. Сэикэцу «стандартизация» (поддержание порядка) — необходимое условие для выполнения первых трёх правил.
5. Сицукэ «совершенствование» (буквальный перевод — воспитание) (формирование привычки) — воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

Цели 5S

• Снижение числа несчастных случаев;
• Повышение уровня качества продукции, снижение количества дефектов;
• Создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать;
• Унификация и стандартизация рабочих мест;
• Повышение производительности труда за счёт сокращения времени поиска предметов в рамках рабочего пространства.

5S — это не просто «стандартизация уборки».

5S — это философия малозатратного, бережливого производства.

Данная философия / концепция производства подразумевает, что каждый сотрудник предприятия от уборщицы до директора выполняют эти 5 простых правил.

Основной плюс — эти действия не требуют применения новых управленческих технологий и теорий.

Одна из популярных методик внедрения системы предлагает разбить процесс внедрения на 5 этапов:

1. Ознакомление с принципами и принятие системы
2. Наведение порядка и делегирование ответственности
3. Регулярность действий и периодический контроль
4. Закрепление процедур и усиление требований
5. Постоянное совершенствование

На очередном этапе фиксируется достижение определенных показателей по каждому из пяти слагаемых 5S, что позволяет придать внедрению планомерную форму и сократить сопротивление персонала изменениям. При таком подходе обеспечивается более полное вовлечение всех работников в процесс.

Смотрите больше на Wikipedia

Запись 5s — ключевой инструмент бережливого производства впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

Тайити Оно (1912—1990), один из главных создателей производственной системы компании Toyota, выделил 7 видов потерь — muda (муда):

1) потери из-за перепроизводства;

2) потери времени из-за ожидания;

3) потери при ненужной транспортировке;

4) потери из-за лишних этапов обработки;

5) потери из-за лишних запасов;

6) потери из-за ненужных перемещений (людей);

7) потери из-за выпуска дефектной продукции.

Тайити Оно считал перепроизводство основным видом потерь, в результате которых возникают остальные.

Джеффри Лайкер, исследователь производственной системы Toyota (наряду с Джеймсом Вумеком и Дэниелом Джонсом), в книге «Дао Тойота» добавил ещё один вид потерь:

8) нереализованный творческий потенциал сотрудников.

Также принято выделять ещё два источника потерь:

• muri (мури) — перегрузка рабочих, сотрудников или мощностей при работе с повышенной интенсивностью
• и mura (мура) — неравномерность выполнения операции, например, прерывистый график работ из-за колебаний спроса.

Смотрите больше на Wikipedia

Запись Бережливое производство — виды потерь впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

Отправная точка концепции — оценка ценности продукта для конечного потребителя, на каждом этапе его создания. В качестве основной задачи предполагается создание процесса непрерывного устранения потерь. То есть устранение любых действий, которые потребляют ресурсы, но не создают ценности (не являются важными) для конечного потребителя.

Например, потребителю совершенно не нужно, чтобы готовый продукт или его детали лежали на складе.

Тем не менее, при традиционной системе управления складские издержки, а также все расходы, связанные с переделкой, браком, и другие косвенные издержки перекладываются на потребителя.

В соответствии с концепцией бережливого производства, вся деятельность предприятия делится на операции и процессы, добавляющие ценность для потребителя, и операции и процессы, не добавляющие ценности для потребителя. Задачей «бережливого производства» является планомерное сокращение процессов и операций, не добавляющих ценности.

Смотрите больше на Wikipedia

Запись Бережливое производство — что это такое? впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

Стандартизация из себя представляет формирование норм, стандартов, правил, характеристик. Подобно шестеренкам в часовом механизме определяется эффективность стандартизации. Представьте, как бы работали часы, если бы каждая шестеренка имела зубцы разных форм и направлений. Действительно, кое-где был бы даже удачный результат, но не максимально эффективный.

Долг ответственной системы управления – вскрыть часовой механизм и проверить каждую шестеренку, чтобы устранить все случайности и сформировать вполне функционирующие закономерности, приносящие желаемый результат.

Стандартизация позволяет привести в порядок весь бизнес. Начиная от количества сырья необходимого для производства продукта заканчивая поиском ответственных лиц.

Вспомним успех компании Макдональдс, которая твердо для себя решила стандартизировать меню своих заведений. Как только Вы оказываетесь в незнакомом городе и не знаете где перекусить, какое заведение приходит на ум?

Любые стандарты могут быть восприняты сотрудниками «в штыки», но нужно обозначит необходимость их беспрекословного выполнения.

Не забудьте внедрить стандарты в управленческую систему. Самым верным путем станет создание системы бюджетирования. Бюджетирование позволяет планировать, мониторить, прогнозировать и анализировать всю управленческую деятельность предприятия с её бизнес процессами и KPI (Ключевыми показателями эффективности).

Стандартизация при умелом подходе позволяет создать единую среду, которая работает с максимальной отдачей. Пренебрегать данной технологией опрометчивое решение, которое несет тяжелые последствия для растущего бизнеса.

Запись Стандартизация: верный путь расширения бизнеса впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

Подход теории ограничений основан на том, чтобы выявлять это ограничение и управлять им для увеличения скорости генерации прибыли.

Более подробно вы можете ознакомиться с данной теорией по ссылке. Еще больше информации вы можете узнать на англоязычной версии данной страницы.

Чтобы понять, что такое узкое горлышко и как с ним справляется TOC — посмотрите видео.

Запись Теория ограничений (TOC). Начало впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

1) Вариативности — у вас должно быть несколько альтернативных поставщиков одного и того же продукта или услуги. Должен быть запасной план, что вы будете делать, если у вас возникнут проблемы с цепочкой поставок ключевых ресурсов. Желательно иметь страховые запасы.

2) Диверсификации — не концентрируйтесь только на одном продукте или клиенте.

3) Модульности — инструменты и оборудование, которые вы используете в своей работе должны подходить для производства разных видов продукции или услуг.

4) Адаптации — способность изменяться во всем и в первую очередь под потребности рынка.

5) Предусмотрительности — вам необходимо анализировать на пару шагов вперед.

6) Вовлеченности — более тесно сотрудничайте со своими клиентами и поставщиками, например, используя общее программное обеспечение.

Вы можете ознакомиться с выступлением Martin Reeves на конференции TED

Запись Как построить компанию, которая будет процветать более 100 лет впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.