Блок-схема – это графическая модель, описывающая какой либо процесс или алгоритм, который имеет определенные шаги. Любой из таких шагов имеет четко определенную форму.

Давайте подробнее пройдемся по основным элементам, которые используются при построении блок-схемы:

1) Ограничитель – используется для обозначения начала и окончания процесса. Иначе говоря — его вход и выход.

2) Действие – элемент, который используется для отображения определенные действий.

3) Вопрос – элемент, предназначенный для отображения условия, по результатам которого будет зависеть как будет проходить процесс далее. Наиболее распространённой формой выступает вопрос закрытого типа (отвечает на вопрос да или нет). Также можно задавать и другие закрытые вопросы с большим количеством вариантов ответов.

4) Соединитель – необходимо использовать для комфортного переноса последовательности процесса (например, может быть использован для разрыва листов в печатном виде).

5) Комментарий – это элемент блок-схемы, предназначенный для уточнения и дополнения содержания других элементов. Данный элемент не является функциональным и носит исключительно информационный характер.

Существует большое количество разнообразия таких элементов для разных направлений деятельности, в которых используются блок-схемы. Мы же показали вам самые важные и часто используемые.

Многие офисные программы поддерживают возможность построения блок-схем: MS Word, Excel и другие офисные и графические программы. Есть специальное ПО для работы со всякого рода схемами — MS Visio. В нем максимально полный и удобный инструментарий для построения алгоритмов и процессов.

Ниже приведен упрощенный алгоритм приготовления борща, который демонстрирует как выглядит блок схема.

Запись Как просто описать процесс впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

Большинство развивающихся компаний уже перешло (или хотя бы начало переход) на кросс-функциональное управление. Правильно отлаженные кросс-функциональные процессы позволяют достичь следующих эффектов:

• автономная работа процессов без вовлечения руководителей в операционную деятельность;
• идентификация узких мест в бизнес-процессах;
• четкое разграничение зон ответственности;
• самостоятельное принятие решений рабочими группами и координация действий по горизонтали управления;
• замена жестких управленческих связей бюрократического типа гибкими связями;
• привлечение для разработки и решения задач сотрудников разных подразделений.

Построение Блок-схем

Возникает вопрос о том, как корректно описать такие процессы в компании, чтобы ничего не упустить из виду. Самым удобным и практичным методом будет подготовка Блок-схем с дополнительными элементами и правилами построения, для достижения максимально удобного восприятия.

Давайте ознакомимся с элементами схемы на примере Кросс-функциональной системы. Она разработана при помощи специализированного программного обеспечения Business Studio (на картинке ниже).

Первое что хотелось бы отметить это разметка рабочего пространства по типу таблицы. Это необходимо для четкого разграничения зон ответственности и разделения процесса на этапы. Как показывает практика, разделение на этапы может вызывать определенные трудности при масштабировании подобных шаблонов на другие процессы. Поэтому их использования не обязательно.

Далее необходимо обозначить, что каждый элемент последовательности в схеме должен занимать свое место. Например, на схеме ниже видно, что Бухгалтер в данном процессе отвечает за формирование акта выполненных работ и счета фактуры на этапе подготовки документации.

Представление процесса

Когда вы готовите представление процесса, то отвечайте себе на следующие ключевые вопросы:

• Что запускает процесс? Это будет начало процесса;
• Кто начинает выполнение этого процесса? Это определит первую колонку с ответственным);
• Зачем выполняется конкретное действие?;
• Как понять, что действие выполнено?;
• Как понять, что процесс окончен? Помните, что окончание одного процесса как правило должно быть началом другого процесса;
• Кто отвечает за окончание процесса?;

Формируйте последовательность процесса таким образом, чтобы он двигался сверху вниз или справа налево. Такой подход делает большие и сложные системы более понятными для восприятия.

Как заключение можно отметить, что данный метод является самым распространенным в построении бизнес-процессов при кросс-функциональном управлении компанией. Его популярность заключается в простоте и возможности заметить детали процесса, на которые вы не обращали внимание ранее.

Запись Как описать кросс-функциональные процессы впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

5S — это пять японских слов или 5 Шагов (5 Step):

1. Сэири «сортировка» (нужное-ненужное) — чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних.
2. Сэитон «соблюдение порядка» (всему своё место) — организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать.
3. Сэисо «содержание в чистоте» (уборка) — содержание рабочего места в чистоте и опрятности.
4. Сэикэцу «стандартизация» (поддержание порядка) — необходимое условие для выполнения первых трёх правил.
5. Сицукэ «совершенствование» (буквальный перевод — воспитание) (формирование привычки) — воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

Цели 5S

• Снижение числа несчастных случаев;
• Повышение уровня качества продукции, снижение количества дефектов;
• Создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать;
• Унификация и стандартизация рабочих мест;
• Повышение производительности труда за счёт сокращения времени поиска предметов в рамках рабочего пространства.

5S — это не просто «стандартизация уборки».

5S — это философия малозатратного, бережливого производства.

Данная философия / концепция производства подразумевает, что каждый сотрудник предприятия от уборщицы до директора выполняют эти 5 простых правил.

Основной плюс — эти действия не требуют применения новых управленческих технологий и теорий.

Одна из популярных методик внедрения системы предлагает разбить процесс внедрения на 5 этапов:

1. Ознакомление с принципами и принятие системы
2. Наведение порядка и делегирование ответственности
3. Регулярность действий и периодический контроль
4. Закрепление процедур и усиление требований
5. Постоянное совершенствование

На очередном этапе фиксируется достижение определенных показателей по каждому из пяти слагаемых 5S, что позволяет придать внедрению планомерную форму и сократить сопротивление персонала изменениям. При таком подходе обеспечивается более полное вовлечение всех работников в процесс.

Смотрите больше на Wikipedia

Запись 5s — ключевой инструмент бережливого производства впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

Тайити Оно (1912—1990), один из главных создателей производственной системы компании Toyota, выделил 7 видов потерь — muda (муда):

1) потери из-за перепроизводства;

2) потери времени из-за ожидания;

3) потери при ненужной транспортировке;

4) потери из-за лишних этапов обработки;

5) потери из-за лишних запасов;

6) потери из-за ненужных перемещений (людей);

7) потери из-за выпуска дефектной продукции.

Тайити Оно считал перепроизводство основным видом потерь, в результате которых возникают остальные.

Джеффри Лайкер, исследователь производственной системы Toyota (наряду с Джеймсом Вумеком и Дэниелом Джонсом), в книге «Дао Тойота» добавил ещё один вид потерь:

8) нереализованный творческий потенциал сотрудников.

Также принято выделять ещё два источника потерь:

• muri (мури) — перегрузка рабочих, сотрудников или мощностей при работе с повышенной интенсивностью
• и mura (мура) — неравномерность выполнения операции, например, прерывистый график работ из-за колебаний спроса.

Смотрите больше на Wikipedia

Запись Бережливое производство — виды потерь впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

Понятие и законодательная база

Инвентаризация — способ проверки соответствия фактического наличия имущества с данными учета. Законодательство четко регулирует ее проведение. Инвентаризация является методом предупреждения рисков потери материальных средств, например, в результате хищения. Проверка соответствия фактического наличия запасов с данными учета является ее основной целью.

Согласно Закону Украины инвентаризацией охватываются все виды обязательств и все активы предприятия независимо от их местонахождения. В том числе предметы, переданные в аренду, или которые находятся на реконструкции, в ремонте или резерве. А также те, что учитываются на забалансовых счетах.

Законодательно инвентаризация должна проводиться ежегодно перед составлением финансовой отчетности. Если руководитель видит необходимость проводить ее чаще, это должно быть отражено в соответствующих документах. Например, приказе об учетной политике или же в другом внутреннем регламенте предприятия. Точно также как и порядок проведения инвентаризации. Инвентаризация, проведенная вне рамок приказов, чаще всего выступает в роли проверки компетентности сотрудников склада и материально ответственных лиц. Также причиной может стать смена материально ответственных лиц, чрезвычайное происшествие, кража или ликвидация предприятия.

Порядок проведения

Приступим к порядку проведения инвентаризации.

1. Для начала необходимо завершить обработку всех документов о движении инвентаризируемых объектов. Особое внимание необходимо уделить возвратным накладным от клиентов – по ним часто бывают расхождения. Обязательно нужно убедиться что все приходные и расходные накладные отображены в учете. Далее определить остатки на текущую дату.
2. Активы группируют, сортируют и раскладывают по названиям, сортам, размерам в порядке, удобном для подсчета.
3. Необходимо собрать специальную комиссию, состав которой утвержден приказом по предприятию.
4. С сотрудниками, которые будут задействованы в проведении инвентаризации, проводят необходимые инструктажи. Они составлены согласно положения об инвентаризации,  утвержденном министерством финансов. Также используются нормы техники безопасности и охраны труда в конкретной отрасли.
5. Далее бухгалтер составляет специальные ведомости – списки объектов, с указанием их инвентарных номеров, наименований и материально ответственных лиц.
6. Туда же будут заноситься результаты сверки. Если на складе обнаружат недостачи или излишки запасов, в ведомости вносится соответствующая запись. Причины должны быть сразу же выяснены у ответственного.
7. Заполненные ведомости вместе со всеми пояснениями передаются лицу ответственному за проведение инвентаризации, который должен внести в базу соответствующие правки.
8. Далее экономист оформляет отчет, который нужно предоставить руководителю предприятия.
9. Этот отчет будет служить основанием для списания недостач на убытки или же оприходования излишков. Результаты инвентаризации рекомендуем отображать в учете не позднее трех дней после проведения инвентаризации.
10. Проведения инвентаризации должно проводиться таким образом, чтобы это не влияло на обычную работу предприятия.

Запись Инвентаризация склада и как её проводить впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

Отправная точка концепции — оценка ценности продукта для конечного потребителя, на каждом этапе его создания. В качестве основной задачи предполагается создание процесса непрерывного устранения потерь. То есть устранение любых действий, которые потребляют ресурсы, но не создают ценности (не являются важными) для конечного потребителя.

Например, потребителю совершенно не нужно, чтобы готовый продукт или его детали лежали на складе.

Тем не менее, при традиционной системе управления складские издержки, а также все расходы, связанные с переделкой, браком, и другие косвенные издержки перекладываются на потребителя.

В соответствии с концепцией бережливого производства, вся деятельность предприятия делится на операции и процессы, добавляющие ценность для потребителя, и операции и процессы, не добавляющие ценности для потребителя. Задачей «бережливого производства» является планомерное сокращение процессов и операций, не добавляющих ценности.

Смотрите больше на Wikipedia

Запись Бережливое производство — что это такое? впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

Подход теории ограничений основан на том, чтобы выявлять это ограничение и управлять им для увеличения скорости генерации прибыли.

Более подробно вы можете ознакомиться с данной теорией по ссылке. Еще больше информации вы можете узнать на англоязычной версии данной страницы.

Чтобы понять, что такое узкое горлышко и как с ним справляется TOC — посмотрите видео.

Запись Теория ограничений (TOC). Начало впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.

«Защита от дурака» — защита предметов пользования (в особенности, техники) и программного обеспечения от очевидно неверных действий человека, как при пользовании, так и при техническом обслуживании или изготовлении.

Способы защиты от дурака делятся на уровни (по возрастанию эффективности):

1-й уровень — обнаружение несоответствий продукции (система обнаруживает несоответствующую деталь, но не отбрасывает её);
2-й уровень — недопущение несоответствия (исключается возможность обработать несоответствующую деталь на следующей операции);
3-й уровень — конструкционная защита (пример — изделие имеет такую конструкцию, что установить или собрать его непредусмотренным образом невозможно).

Примеры:

• ванны и раковины зачастую содержат отверстия перелива, расположенные вблизи их верхней кромки и предотвращающие переполнение резервуара водой;
• контроль данных, вводимых пользователем, на соответствие допустимому типу, диапазону значений, общей длине и т. п. для данной операции, а также пресечение попыток нарушить работу системы путём ввода заведомо неверной информации;
• форма некоторых штекеров и ответных гнезд разъёмов не даёт соединить их неправильно;
• детали сборных агрегатов (например, кухонных комбайнов) проектируются таким образом, чтобы не допустить случайную неправильную сборку (вставка их не той стороной, не в той последовательности и т. п.) или включение прибора со снятым защитным кожухом;
• электроника автомобиля при запуске двигателя проверяет положение рычага переключения передач;
• многие станки имеют датчики, подающие сигнал, что деталь закреплена неправильно;
• срезанный угол SIM-карты позволяет вставить её в слот единственным (правильным) образом.

Синонимы: пока-ёкэ (poka-yoke),  mistake-proofing, защита от ошибки, бака-кэ, idiot proof, «защита от идиота», foolproof (букв. «защищённый от дурака»).

Смотрите больше по ссылке

Запись «Защита от дурака» — как это? впервые появилась StoSec - Knowledge is Power.